Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
DRK Kreisverband StädteRegion Aachen e.V.
Henry-Dunant-Platz 1, 52146 Würselen
Telefon: 02405 6039100
E-Mail: Info@DRK-Aachen.de
Der DRK Kreisverband StädteRegion Aachen e.V. betreibt dieses Hinweisgebersystem als interne Meldestelle nach § 12 HinSchG und zugleich als gemeinsame interne Meldestelle nach § 14 Abs. 1 HinSchG auch für die angeschlossenen Organisationen und Unternehmen.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zweck der Datenverarbeitung ist der Betrieb einer internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): die Entgegennahme von Meldungen, die Prüfung des gemeldeten Sachverhalts, die Ergreifung von Folgemaßnahmen sowie die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation und Kommunikation mit der hinweisgebenden Person.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) in Verbindung mit § 10 HinSchG, der die Meldestelle zur Verarbeitung personenbezogener Daten ermächtigt, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
3. Verarbeitete Daten
Im Rahmen einer Meldung werden verarbeitet:
- der Inhalt der Meldung (Sachverhaltsbeschreibung) und die gewählte Kategorie,
- die betroffene Organisation, an die sich der Hinweis richtet,
- bei einer vertraulichen Meldung: die freiwillig angegebenen Kontaktdaten der hinweisgebenden Person (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
- die Falldokumentation der Meldestelle (Bearbeitungsschritte, Bewertungen, Folgemaßnahmen, Kommunikation).
Bei einer anonymen Meldung werden keine personenbezogenen Daten der meldenden Person erhoben. Personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Personen, die Gegenstand der Meldung sind) werden nur verarbeitet, soweit sie im Meldungsinhalt enthalten und für die Bearbeitung erforderlich sind.
4. Cookies
Diese Anwendung setzt genau ein technisch notwendiges Session-Cookie (hinweis-session) – und zwar ausschließlich für angemeldete Meldestellen-Bearbeiter nach dem Login. Das Cookie ist httpOnly (nicht per JavaScript auslesbar) und läuft nach 24 Stunden ab. Für Hinweisgeber werden keine Cookies gesetzt. Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies.
5. Vertraulichkeit
Die Meldestelle wahrt die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und sonstiger in der Meldung genannter Personen (§ 8 HinSchG). Zugriff auf Meldungen und Falldokumentation haben ausschließlich die befugten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Meldestellen-Bearbeiter. Die Anwendung selbst erhebt keine IP-Adressen der Nutzenden.
6. Speicherdauer
Die Dokumentation einer Meldung wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der Anforderungen des HinSchG oder anderer Rechtsvorschriften erforderlich ist, etwa bei laufenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahren.
7. Hosting und eingesetzte Dienstleister
Die Anwendung und die Datenbank werden bei der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Deutschland) in Rechenzentren in Deutschland betrieben. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Eingangsbestätigungen und Benachrichtigungen) wird Mailjet SAS (Paris, Frankreich) mit Servern in der EU eingesetzt; auch hierfür besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Es werden keine US-Dienste, keine externen Schriftarten, keine CDNs und keine Analyse- oder Tracking-Tools eingebunden. Alle Daten verbleiben im EU-Rechtsraum.
8. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18). Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren – zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
Bitte beachten Sie: Zum Schutz der Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person können diese Rechte nach § 29 HinSchG eingeschränkt sein. Insbesondere das Auskunftsrecht von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, kann beschränkt werden, soweit dies erforderlich ist, um die Identität der hinweisgebenden Person zu schützen oder die Bearbeitung der Meldung nicht zu gefährden.
9. Datenschutzbeauftragter und Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz in dieser Anwendung oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an den Verantwortlichen bzw. dessen Datenschutzbeauftragten:
DRK Kreisverband StädteRegion Aachen e.V. – Datenschutz
Henry-Dunant-Platz 1, 52146 Würselen
E-Mail: Info@DRK-Aachen.de